Dokumenteninkasso

Das Dokumenteninkasso ist eine Zahlungsform, die in erster Linie beim internationalen Handel zum Einsatz kommt. Dabei übergibt eine Exporteurin oder ein Exporteur einer Ware seiner Sparkasse oder Hausbank Exportdokumente wie beispielsweise die Rechnungen, Transportdokumente oder Versicherungsnachweise. Die Sparkasse übergibt diese der Kundin oder dem Kunden (Importeur/-in) erst dann, wenn er oder sie den vereinbarten Betrag beglichen hat oder einen unwiderruflichen Zahlungsauftrag unterzeichnet hat.

In aller Regel findet der Dokumentenaustausch und auch die Kommunikation rund um das Dokumenteninkasso zwischen Ihrer Sparkasse und dem Finanzinstitut Ihres Geschäftspartners oder Ihrer Geschäftspartnerin statt.

Das Dokumenteninkasso kommt vor allem bei internationalen Geschäften vor und ist eine Inkasso-Form, bei der die Abwicklung einer Zahlung über den Austausch von Dokumenten stattfindet. Dabei findet der Dokumentenaustausch nicht direkt zwischen dem Anbieter (einer Exporteurin oder einem Exporteur) und dem Abnehmer (Importeurin oder Importeur) statt, sondern über deren Sparkasse oder Hausbank.

So findet der Großteil der Arbeit und der Kommunikation zumeist zwischen den Finanzinstituten statt. Da das Dokumenteninkasso fast ausschließlich im Außenhandelsgeschäft vorkommt, wird es häufig auch als Exportinkasso bezeichnet.

Um das Dokumenteninkasso in Gang zu setzen, sollten bereits im Kaufvertrag die entsprechenden Zahlungsbedingungen formuliert sein. Im Anschluss kann eine Exporteurin oder ein Exporteur auf seine Sparkasse oder Bank zugehen und die Inkassodokumente einreichen. Diese sind neben dem Kaufvertrag selbst unter anderem das Ursprungszeugnis, die Handelsrechnung, Transportdokumente und Zollfaktura.

Auch ein Nachweis über die Absicherung des Transports ist vonnöten. Je nach Warenart und Destination der Ware sind gegebenenfalls Gesundheitszeugnisse und Ähnliches einzureichen.

Nachdem im Kaufvertrag zwischen Exporteur und Importeur die entsprechenden Zahlungsbedingungen vereinbart wurden, kann sich der Anbieter der Ware (hier der Exporteur) an seine Sparkasse oder Bank wenden, um das entsprechende Inkasso-Verfahren in Gang zu setzen.

Akkreditive dienen dem Schutz beider Geschäftsparteien und sind vor allem dann von Vorteil, wenn beide Parteien sich noch nicht kennen oder Vorsicht walten lassen wollen. In diesem Fall können Importeur und Empfänger einer Ware bei ihrer Sparkasse oder Bank ein Akkreditiv beantragen. Wird dies auf Grundlage der entsprechenden Dokumente und der Kreditwürdigkeitsprüfung bewilligt, übernimmt das Finanzinstitut des Importeurs gegenüber dem Exporteur ein abstraktes Zahlungsversprechen.

Nun ist die jeweilige Sparkasse oder Bank und nicht mehr das Unternehmen in der Zahlungspflicht. Liefert der Exporteur und legt seiner eigenen Bank (fachlich: avisierende Bank) wiederum die entsprechenden Dokumente vor, treten beide Finanzinstitute in den Austausch und das des Importeurs tätigt im Anschluss die Zahlung. Im Unterschied dazu geht beim Inkasso der Exporteur zuerst mit Kaufvertrag und ähnlichen Dokumenten auf seine Sparkasse oder Bank zu.

Diese händigt die Unterlagen dem Importeur oder dessen Finanzinstitut nach und nach aus, wenn die Zahlung der Ware vollzogen wird. In beiden Fällen wechseln die Rechte an der Ware durch die Übergabe der Dokumente.

Sowohl Akkreditiv als auch das Dokumenteninkasso sind geeignete Mittel für die rechtssichere Abwicklung von Zahlungen für internationale Geschäfte. Der Wechsel der Dokumente über die Finanzinstitute der Geschäftspartner erfolgt erst nach der vertraglich vereinbarten Zahlung. Bezüglich der Sicherheitsverteilung ist das Dokumentenakkreditiv für den Verkäufer (Exporteur) mit größeren Vorteilen verbunden und bietet sich daher vor allem an, wenn eine Geschäftsbeziehung neu aufgebaut werden soll und noch kein Gefühl für das gegenseitige Vertrauen vorhanden ist. Bei Dokumenteninkasso sind die Vorteile für beide Parteien ausgewogener.

Dokumentengeschäfte sind vertraglich vereinbarte Zahlungsmodalitäten, wie sie beispielsweise beim Dokumenteninkasso oder beim Dokumentenakkreditiv vorkommen. Beide Methoden sichern Handelspartner vor allem im internationalen Geschäft vor Zahlungsausfällen oder nicht gelieferter Ware ab.

Dabei spielen die Finanzinstitute der Partner eine zentrale Rolle, da diese nicht nur für Zahlungen eintreten, sondern auch den Austausch der Dokumente (Rechnungen, Transportdokumente, Versicherungen etc.) übernehmen. Mit dem Wechsel der Dokumente wechselt auch das Besitzrecht an der Ware.

Exportinkasso ist ein anderes Wort für die Zahlungsform des Dokumenteninkassos, das bei internationalen Geschäften zur Anwendung kommt. Hierbei werden Exportdokumente im Auftrag eines Exporteurs von seiner Sparkasse oder Bank erst dann an das Finanzinstitut seines Geschäftspartners übergeben, wenn die vereinbarte Zahlung getätigt oder beauftragt wurde.