So vollziehen Sie erfolgreich die digitale Transformation Ihres Unternehmens

Wo stehen mittelständische Unternehmen heute im Hinblick auf die Digitalisierung?

Glaubt man diversen Studien und Rankings, schneidet Deutschland im EU-weiten Digitalvergleich wiederholt nur mittelmäßig oder schlecht ab. Laut aktuellem Digitalisierungsindex des Instituts der deutschen Wirtschaft  stagnierte die Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland im Jahr 2023 weiterhin. Obwohl 87 Prozent befragter Unternehmen überzeugt sind, dass die Nutzung digitaler Technologien eine entscheidende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft spielt, wie der Bitkom Research 2023  zeigt , gelingt es den wenigsten Unternehmen, mit der Geschwindigkeit des digitalen Wandels mitzuhalten.

In Verbindung mit der Corona-Pandemie wurde häufig von einem großen Digitalisierungsschub gesprochen. Doch trotz besserer Vernetzung und dem Selbstverständnis für Homeoffice und Remote-Arbeit in vielen Unternehmen und Behörden, bleibt eine umfassende digitale Transformation nach wie vor aus.

Vor allem kleine Unternehmen sowie die Baugewerbe und Ver- und Entsorgungsbranche haben den größten Aufholbedarf. Große Unternehmen – vor allem aus der Branche der Informations- und Kommunikationstechnik – gehören dagegen zu den Digitalisierungsvorreitern.

Hürden bei der Einführung digitaler Technologien

Digitale Transformationsprozesse sind für viele Firmen eine enorme unternehmerische Herausforderung. Am häufigsten genannt werden in diesem Zusammenhang die Anforderungen an den Datenschutz, die technische Sicherheit und der Mangel an IT-Fachkräften.

Aber die auch teilweise komplexen Aufgaben, die mit der Umstellung vorhandener Systeme und Prozesse verbunden sind sowie die mit der Digitalisierung verbundenen hohen Kosten und zeitlichen Engpässe werden als Herausforderungen angeführt  .

Digital transformieren ist mehr als digitalisieren

Die digitale Transformation ist weit mehr als analoge Prozesse – wie die Umwandlung physischer Daten von Papier – in ein digitales Format zu bringen. Selbst das haben viele Unternehmen bis heute nicht vollständig umgesetzt. Bei der digitalen Transformation handelt es sich um einen kontinuierlichen Weiterentwicklungsprozess digitaler Technologien. Wobei die Basis dafür im Unternehmen eine individuelle Digitalisierungsstrategie sowie eine unternehmensinterne digitale Infrastruktur darstellt.

Da die digitale Transformation häufig tiefgreifend die Arbeitsabläufe und Unternehmenskulturen verändert, ist die Offenheit gegenüber neuen digitalen Methoden, neuen Tools und Programmen sowie die regelmäßige Schulung der Beschäftigten in der IT-Sicherheit umso wichtiger.

Schließlich sollte im besten Fall in jedem Unternehmen eine Managementposition für den digitalen Wandel ganz oben angesiedelt werden.

Trend zu Cloudcomputing klar erkennbar

Große Bedeutung für die Wirtschaft und die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen haben unter anderem die Technologien Clouddienste, digitale Plattformen, Internet of Things, künstliche Intelligenz , Big Data, Robotik, industrielle 3-D-Anwendung, Virtual und Augmented Reality, autonomes Fahren sowie Blockchain. Dabei ist für jedes Unternehmen individuell und sorgfältig abzuwägen, welche Technologien am besten passen, um den größtmöglichen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen.

Der Trend bei befragten Unternehmen geht klar in Richtung Cloudcomputing. Clouddienste sowie zum Beispiel digitale Handels- und Vermittlungsplattformen oder soziale Netzwerke, werden von gut zwei Dritteln aller Unternehmen eingesetzt, wie die Befragung „Digitalisierung und ökologische Nachhaltigkeit in Unternehmen“  der Bundesnetzagentur zeigt.

Vor allem künstliche Intelligenz und Blockchain will ein Großteil der befragten Firmen (jeweils 23 Prozent) innerhalb der kommenden drei Jahre als wichtigste Zukunftstechnologien einführen, wie eine DIHK-Umfrage zeigt  .

Wichtige Ausgangsbasis: Selbsteinschätzung zum digitalen Reifegrad

Welche Maßnahmen in welchen Unternehmensteilen die größten Fortschritte bei der Digitalisierung bewirken, lässt sich oft mit sogenannten Digitalchecks oder Reifegradanalysen ausloten. Der digitale Reifegrad gibt an, wie digital ein Unternehmen aufgestellt ist und in welchem Digitalisierungsstadium sich die einzelnen Firmenbereiche befinden. Er kann eine wichtige Ausgangsbasis für zukünftige Schritte in Richtung digitaler Transformation sein. Darüber hinaus hilft der digitale Reifegrad beim Vergleich mit anderen Unternehmen im Markt: Wo steht das eigene Unternehmen im Branchenvergleich? Oder im Vergleich mit Unternehmen der Umgebung? Je höher der digitale Reifegrad ist, desto flexibler, krisenfester und wettbewerbsfähiger wirkt das Unternehmen.

Unterstützung von KI-Trainerinnen und -Trainer nutzen

Die Mittelstand-Digital Zentren unterstützen Unternehmen mit KI-Trainerinnen und -Trainer, die mit Workshops, Vorträgen, Roadshows und vielen anderen Angeboten über das Thema künstliche Intelligenz aufklären. Unternehmerinnen und Unternehmer können gemeinsam mit den Trainern die Möglichkeiten dieser Technologie für ihren Betrieb erkennen und konkrete Anwendungen umsetzen. Weitere Informationen zu KI-Trainern finden Sie auf den Seiten der Mittelstand-Digital Zentren .

Ihr Weg in die Digitalisierung in 4 Schritten

Wie steht es in Ihrem Unternehmen ums Thema digitaler Wandel? Im ersten Schritt sollten Sie einen Basischeck vornehmen und dazu folgende Fragen zu Ihrer Organisation beantworten:

• Wo lohnt es sich, neue Technologien im Betrieb einzuführen?

• Wo lassen sich bestehende Strukturen optimieren?

• Welche Bereiche, Prozesse und Strukturen profitieren von Digitalisierungsmaßnahmen?

• Welche Maßnahmen passen zu Ihrem Geschäftsmodell?

Lassen Sie Ihr Unternehmen im nächsten Schritt einen Digitalcheck durchlaufen. Darauf aufbauend können Sie dann eine Digitalstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln und mit einer geeigneten Finanzkalkulation versehen.

Analysieren Sie mithilfe eines Digitalchecks Ihren Status quo

Ein Digitalcheck, auch Reifegradmessung genannt, ist der ideale Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Diese Tests wurden von Forschungs- und Industrieverbänden, Unternehmen oder Universitäten gezielt entwickelt, um Organisationen dabei zu unterstützen, den digitalen Reifegrad Ihres Betriebes realistisch einzuschätzen. Bei den Tests werden anhand von Fragebögen unterschiedliche Dimensionen Ihres Unternehmens analysiert. Dazu gehören je nach Testanbieter und Spezialisierung auf die jeweilige Branche unter anderem spezifische Fragen zu:

• Strategie

• IT-Infrastruktur & Technologie

• Produkte und Dienstleistungen

• Organisation und Prozesse

• Belegschaft

• Kundschaft

• Umwelt

Der Digitalcheck Ihrer Wahl muss zu Ihrer Branche, Ihrer individuellen Situation und Ihrem geplanten Vorhaben passen. Unterstützung finden Sie beispielsweise bei den bundesweit vertretenen Zentren im Netzwerk Mittelstand-Digital , die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) gefördert werden und unterschiedliche Digitalchecks anbieten . Auch die Stadtsparkasse Düsseldorf  sowie die Berliner Sparkasse  bieten kostenlose Digitalisierungschecks sowie eine umfangreiche Beratung für klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) an. Fündig können Sie auch bei Ihrer zuständigen IHK werden. Nach dem Check haben Sie ein auf Ihr Unternehmen abgestimmten detaillierten Ergebnisbericht und wissen nun, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen bereits digital gut aufgestellt ist und wo es noch Handlungsbedarf gibt. Mithilfe der Testergebnisse planen Sie die nächsten Schritte.

Legen Sie Ziele für Ihre Digitalisierungsstrategie fest

Es gibt keinen Masterplan für die Digitalisierung von Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie – basierend auf ihrem digitalen Reifegrad – Ihre Ziele genau definieren und den digitalen Wandel strategisch und flexibel planen. Jeder Schritt in Richtung Digitalisierung muss für Ihr Unternehmen sinnvoll und wirtschaftlich sein, denn die ermittelten Handlungsoptionen müssen realisierbar sein.

Bei der Entwicklung Ihrer individuellen Strategie können Sie sich an bestimmten Grundregeln, Fragestellungen und methodischen Ansätzen orientieren. Unterstützung bieten hier zum Beispiel die bereits erwähnten Zentren im Netzwerk Mittelstand-Digital.

Für eine erfolgreiche Erarbeitung einer Digitalstrategie ist ein ganzheitliches Konzept das A und O. Berücksichtigen Sie unter anderem die folgenden Aspekte:

1. Die (veränderten) Bedürfnisse Ihrer Kundschaft: Das Wissen darüber liefert Ihnen wesentliche Schlüsse für das benötigte Produktportfolio.

2. Das Markt- und Wettbewerbsumfeld: Analysieren Sie Ihr Umfeld und identifizieren Sie wichtige Zielgruppen. Dies ermöglicht Ihnen eine effektivere Ansprache.

3. Absatzkanäle und Prozesse zu Ihrer Kundschaft: Definieren Sie, über welche (digitalen) Verkaufs- und Distributionskanäle Sie Ihr Angebot vertreiben können.

Erstellen Sie Ihren individuellen Digitalisierungsfahrplan

Wenn Sie Ihre Ziele definiert haben, entwickeln Sie einen konkreten Plan, wie Sie sie erreichen wollen. Spätestens jetzt ist es sinnvoll, externe Beratungskompetenz mit ins Boot zu holen. Das können Personen aus Ihrem Netzwerk sein, die bereits mit ähnlichen Prozessen Erfahrung gemacht haben, aber auch spezialisierte Anbieter. Achten Sie bei Letzteren darauf, dass diese einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.

Decken Sie mit Ihrer Digitalstrategie sämtliche relevante Unternehmensbereiche ab und binden Sie rechtzeitig alle involvierten Stakeholder ein. Organisieren Sie zudem Schulungen für Ihre Belegschaft, um ihr das notwendige digitale Know-how zu vermitteln und sie so auf die Veränderungen vorzubereiten. Auch E-Learning-Tools können dabei hilfreich sein – der Markt in diesem Bereich boomt. Zur Finanzierung von Weiterbildungen können Sie staatliche Fördermöglichkeiten, siehe unten, nutzen.

Der Fahrplan zur Digitalisierung bietet Ihnen einen Handlungsrahmen, der Ihre digitalen Aktivitäten mit kurz- sowie längerfristigen Geschäftszielen in Einklang bringt. Strukturieren Sie den Plan praxisgerecht und definieren Sie Zeitvorgaben für die einzelnen Maßnahmen. Gestalten Sie ihn flexibel, sodass Sie jederzeit nachjustieren können. Ein digitaler Fahrplan gilt auch als Prüfinstrument für die Veränderungsprozesse und muss regelmäßig aktualisiert und angepasst werden.

Nach Umsetzung der Maßnahmen in Ihrem Betrieb können Sie den Digitalisierungscheck wiederholen, um die Effektivität der Veränderungen zu beurteilen.

Analysieren Sie die Kosten, planen Sie die Finanzierung, prüfen Sie Fördermittel

Auf Grundlage Ihrer Digitalisierungsstrategie erstellen Sie einen Businessplan, der die Kosten für alle geplanten Maßnahmen aufschlüsselt – und prüfen Sie, welche Fördermittel es gibt. Bund und Länder bieten zahlreiche Förderprogramme an, bei denen Sie je nach Unternehmensstruktur und Geschäftsmodell Fördermittel beantragen können. Hilfreich ist hier die Förderdatenbank des Bundes . Dort bekommen Sie einen Überblick über Förderprogramme des Bundes, der Länder und der Europäischen Union.

Unterstützung können Sie auch über Förderbanken erhalten, beispielsweise durch einen KfW-Digitalisierungskredit .

Die digitale Prozessoptimierung und die Anschaffung digitaler Technologien sind zum Teil mit erheblichen Investitionen verbunden. Sind eigene Ressourcen begrenzt, kann auch Leasing eine Alternative für Mittelständler sein. Hier unterstützen wir Sie beispielsweise zusammen mit der Deutsche Leasing Gruppe .