Eine Sonderumlage wird in der Eigentümerversammlung durch eine beschlossene Entscheidung der Eigentümergemeinschaft festgelegt. Typische Fälle sind unerwartete Kosten für Reparaturen oder Sanierungen der Immobilie, die nicht durch die Instandhaltungsrücklage im Hausgeld beziehungsweise nicht durch den Wirtschaftsplan abgedeckt sind. Auch wenn Rücklagen nicht ausreichen, gar nicht vorhanden sind oder aber nicht für den jeweiligen Zweck verwendet werden sollen, kann die Eigentümerversammlung eine Umlage beschließen.
Die Erhebung einer Sonderumlage muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und erfolgt oft auf Vorschlag durch den Verwalter oder die Verwalterin. Die Höhe und der Zahlungszeitpunkt richten sich nach der rechtlichen Grundlage des Beschlusses. Die Hausverwaltung verteilt dabei die Höhe der Sonderumlage in der Regel entsprechend des Miteigentumsanteils auf die Wohnungseigentümer oder Wohnungseigentümerinnen. Die Wohnungseigentümer und Wohnungseigentümerinnen können aber auch eine abweichende Regelung treffen, um die Kosten gerecht zu verteilen.
Da eine Sonderumlage erhebliche finanzielle Belastungen für die Eigentümergemeinschaft mit sich bringen kann, ist eine sorgfältige Planung im Rahmen des Wirtschaftsplans ratsam. In manchen Fällen kann eine fehlerhafte oder unzulässige Entscheidung zur Sonderumlage vor Gericht angefochten werden, wenn beispielsweise der Beschluss nicht ordnungsgemäß zustande gekommen ist.
