Jede freiberufliche oder gewerbliche Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, unter anderem Name und Adresse des Rechnungsstellenden und der Empfängerin oder des Empfängers, sowie Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung.
Auch Privatpersonen können in bestimmten Fällen Rechnungen schreiben. Gelegentliche nebenberufliche Tätigkeiten und Kleinunternehmen müssen gemäß Paragraph 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen.
Ab dem 1. Januar 2025 gelten E-Rechnungen für Unternehmen in Deutschland als Pflicht im Geschäftskundenbereich; es gibt dafür aber Übergangsfristen.
Mit einer Rechnung erstellen Sie nicht nur ein wichtiges Dokument für Ihre Buchhaltung, sondern auch einen rechtlich bindenden Nachweis über gewerblich und freiberuflich erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren. Damit Ihre Rechnung sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch professionell wirkt, muss sie folgende Angaben enthalten:
Diese Angaben klären, wer die Rechnung stellt und wer die Zahlung zu leisten hat. Nutzen Sie Ihre vollständige Geschäftsbezeichnung, gegebenenfalls inklusive Rechtsform, und die korrekten Daten Ihrer Kundinnen und Kunden.
Eine Rechnung muss entweder Ihre Steuernummer oder, falls vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Dies dient der Zuordnung durch das Finanzamt.
Jede Rechnung braucht eine einzigartige und fortlaufende Nummer. Sie können beispielsweise eine Kombination aus Jahr, Monat und einer Ziffernfolge nutzen, um den Überblick zu behalten.
Geben Sie das Datum an, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Dies ist wichtig für die steuerliche Erfassung.
Erläutern Sie genau, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie erbracht haben. Dabei sollten Menge, Art und gegebenenfalls Zeitraum klar erkennbar sein. Präzise Angaben helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
Weisen Sie die Beträge transparent aus. Bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen müssen Sie den Nettobetrag, die Höhe der Umsatzsteuer (inklusive Steuersatz) und den Gesamtbetrag angeben. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer verzichten nach Paragraph 19 Umsatzsteuergesetz (UstG) auf die Angabe der Umsatzsteuer und vermerken dies entsprechend.
Legen Sie fest, wie und bis wann die Rechnung bezahlt werden soll. Geben Sie ein Zahlungsziel (zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) und Ihre Bankverbindung an, damit die Kundschaft den Betrag überweisen kann.
Auch ohne ein angemeldetes Gewerbe können Sie Rechnungen schreiben, zum Beispiel für freiberufliche Tätigkeiten. Diese sind steuerlich anders geregelt als ein Gewerbe. Sie benötigen eine Steuernummer (und gegebenenfalls auch eine Umsatzsteuer-ID), die Sie beim Finanzamt beantragen können – auch ohne Gewerbeanmeldung.
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Tipp: Nutzen Sie folgende Rechnungsvorlage, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. So vermeiden Sie Fehler und sparen Zeit. Überprüfen Sie Ihre Rechnung zudem vor dem Versenden noch einmal kritisch. So vermeiden Sie Korrekturrechnungen und sorgen für einen professionellen Eindruck.
Wenn Sie als Gewerbetreibende, Gewerbetreibender oder auf freiberuflicher Basis (mit Umsatzsteuer) Rechnungen schreiben und Einkünfte erzielen, können Sie die Art der Umsatzbesteuerung festlegen. Ob Sie die Ist-Versteuerung oder die Soll-Versteuerung anwenden, wirkt sich darauf aus, wann Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen.
Bei der Ist-Versteuerung führen Sie die Umsatzsteuer erst ab, wenn Sie den Rechnungsbetrag tatsächlich erhalten haben. Diese Methode ist vor allem für kleinere Unternehmen und Freiberufler oder Freiberuflerinnen von Vorteil, da Sie nicht in Vorleistung gehen müssen. Besonders sinnvoll ist sie zudem bei längeren Zahlungsfristen: Da Sie nur das versteuern, was tatsächlich gezahlt wurde, bleibt Ihre Liquidität erhalten.
Beispiel: Sie stellen im Januar eine Rechnung über 5.000 Euro aus, die erst im März bezahlt wird. Bei der Ist-Versteuerung führen Sie die Umsatzsteuer erst im März ab.
Grundsätzliche Voraussetzungen: Ihr gewerblicher Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr überschreitet nicht 800.000 Euro (geregelt im Wachstumschancengesetz, gültig seit dem 1. Januar 2024; vorher 600.000 Euro), und Sie beantragen die Ist-Versteuerung beim Finanzamt. Bei einer freiberuflichen Tätigkeit spielt es keine Rolle, wie hoch der Vorjahresumsatz war.
Allerdings gibt es Einschränkungen: Für bestimmte Gesellschaftsformen, und wenn ein Unternehmen aufgrund seiner Umsätze buchführungspflichtig ist oder freiwillig Bücher führt, ist die Ist-Versteuerung nicht oder nur unter bestimmten Bedingungen zulässig. Am besten klären Sie Ihre Situation mit einer Steuerberatung. Diese kann Ihnen helfen, die richtige Methode zu wählen und den Antrag beim Finanzamt zu stellen.
Bei der Soll-Versteuerung müssen Sie die Umsatzsteuer direkt nach der Rechnungsstellung abführen – unabhängig davon, ob Ihr Kunde oder Ihre Kundin bereits gezahlt hat. Diese Methode ist der Regelfall und gilt automatisch, wenn keine Ist-Versteuerung beantragt wurde.
Beispiel: Sie stellen im Januar eine Rechnung über 5.000 Euro aus. Die Umsatzsteuer auf den Betrag müssen Sie direkt im Januar an das Finanzamt abführen, auch wenn die Zahlung erst später erfolgt.
Einnahmen und Steuerpflichten werden damit sofort dokumentiert, was sich besonders für Unternehmen mit schnellem Zahlungseingang eignet. Falls Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden, besteht jedoch das Risiko von Vorleistungen.
Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie wie bereits gezeigt keine Umsatzsteuer ausweisen. Dennoch gelten bestimmte Regeln, damit Ihre Rechnung korrekt und rechtlich einwandfrei ist:
Auch als Kleingewerbe müssen Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf Ihrer Rechnung machen und angeben, bis wann die Zahlung erfolgen soll. Vergessen Sie nicht, Ihre Bankverbindung oder andere Zahlungsinformationen anzugeben.
Weil Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie dies auf Ihrer Rechnung angeben. „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ ist ein Beispiel für eine korrekte Formulierung. Dieser Hinweis ist verpflichtend.
Ohne Umsatzsteuer gibt es keinen Unterschied zwischen Netto- und Bruttobetrag. Sie geben einfach den Gesamtbetrag an, der gezahlt werden soll. Dieser Betrag entspricht dem, was Sie als Entlohnung erhalten.
Auch als Privatperson dürfen Sie eine Rechnung schreiben, wenn Sie gelegentliche Einnahmen erzielen, die nicht auf eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit hinweisen – beispielsweise, indem Sie gebrauchte Gegenstände verkaufen, Privatbesitz vermieten oder eine einmalige kreative Leistung erbringen.
Da Privatpersonen in der Regel keine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID besitzen und keine Steuerpflicht haben, ist ein deutlicher Hinweis wie „Privatverkauf – nicht umsatzsteuerpflichtig“ auf der Rechnung hilfreich. Damit zeigen Sie, dass die Rechnung keinen steuerlichen Anspruch verfolgt. Auch eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht notwendig. Es genügt eine einfache Rechnung, die den Betrag, die Leistung und die beteiligten Personen dokumentiert.
Wenn Sie regelmäßig privat Rechnungen schreiben, kann das Finanzamt eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit annehmen. Das hat steuerliche Folgen, wie die Pflicht zur Gewerbeanmeldung und Steuerzahlung. Bei Unsicherheiten sollten Sie Ihren steuerlichen Status klären.
Fehler in einer Rechnung können vorkommen. Wichtig ist, solche Fehler schnell und korrekt zu beheben, um steuerliche Probleme zu vermeiden:
Zuerst sollten Sie den genauen Fehler in der Rechnung identifizieren. Dies kann ein falscher Betrag, ein fehlender Hinweis (zum Beispiel auf die Kleinunternehmerregelung) oder eine unvollständige Leistungsbeschreibung sein. Halten Sie den Fehler für Ihre Unterlagen fest.
Anstelle der ursprünglichen Rechnung erstellen Sie eine neue Rechnung – die sogenannte Korrekturrechnung. Diese ersetzt die fehlerhafte Rechnung und muss eindeutig als solche gekennzeichnet sein. Ein Zusatz wie „Korrektur zu Rechnung Nr. 2025-001“ ist notwendig. Senden Sie die Korrekturrechnung an Ihre Kundschaft und erklären Sie kurz, warum die Anpassung notwendig war.
Die ursprüngliche Rechnung darf nicht einfach gelöscht werden. Markieren Sie sie stattdessen als storniert. Dies gilt sowohl für Ihre Unterlagen als auch für die Kopie, die an Ihre Kundschaft gesendet wurde.
Prüfen Sie, ob die korrigierte Rechnung steuerlich Auswirkungen hat. Falls Sie bereits Umsatzsteuer auf die fehlerhafte Rechnung abgeführt haben, müssen Sie dies mit der Korrekturrechnung an das Finanzamt melden.
Gehören Unternehmen zu Ihren Kundinnen und Kunden? Ab dem 1. Januar 2025 gilt nämlich die verpflichtende E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) gemäß der EU-Richtlinie EN 16931. Dies bedeutet, dass Rechnungen zwischen Unternehmen in einem maschinenlesbarem XML-Dateiformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen, um ein automatisches Verarbeiten zu ermöglichen. PDF-Dateien einfach per E-Mail zu versenden, erfüllt diese Anforderungen nicht mehr.
Es gibt Websites, die kostenlos ein Rechnungsprogramm als Service anbieten. Sie laden Ihre Rechnung hoch (zum Beispiel als PDF oder CSV), und der Anbieter liefert die fertige XML-Datei zurück. Für regelmäßige Rechnungsstellungen ist aber der Einsatz eines professionellen Buchhaltungstools sinnvoll, um E-Rechnungen im richtigen Format zu erstellen, automatisch zu übermitteln und revisionssicher zu archivieren.
Wichtig: Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Bestimmte Rechnungsarten sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, darunter Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen für Fahrausweise oder von Kleinunternehmern gemäß § 19 UstG.
Rechnungen schreiben ist mit der passenden Vorlage und Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben oder mit einer professionellen Software für Ihre Buchhaltung leicht zu bewältigen. Ob als Kleinunternehmen, freiberuflich oder als Privatperson – achten Sie auf die Pflichtangaben und gestalten Sie Ihre Rechnung klar und übersichtlich. So vermeiden Sie Rückfragen Ihrer Kundinnen und Kunden und können schneller Umsätze verbuchen. Viel Erfolg mit Ihrem Business!
Grundsätzlich darf jede Person, die eine Ware liefert oder eine
Dienstleistung erbringt, eine Rechnung schreiben. Bei regelmäßigem Einkommen
sollten Sie die steuerlichen Vorgaben beachten.
Rechnungen sind verpflichtend, wenn Sie unternehmerisch oder freiberuflich
Dienstleistungen erbringen oder Waren verkaufen. Privatpersonen müssen nur in
Ausnahmefällen Rechnungen ausstellen.
Nein, eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID ist erforderlich. Eine
Ausnahme gilt nur für Privatpersonen, die nicht freiberuflich oder gewerblich
handeln.
Ja, bei Fehlern können Sie eine Rechnung durch eine Korrekturrechnung ersetzen. Die ursprüngliche Rechnungsnummer bleibt dabei bestehen, ergänzt um einen Hinweis auf die Korrektur.
