E-Rechnung: Das sind die neuen Anforderungen
Abläufe vereinfachen, Buchhaltungskosten senken und die Digitalisierung fördern – das sind die Ziele der neuen E-Rechnungspflicht. Wie Sie ihr nachkommen, erfahren Sie hier.
Das Wichtigste in Kürze:
Seit 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich ein neuer Schritt bei der Einführung der E-Rechnungspflicht: Sie müssen elektronische Rechnungen empfangen können.
Mit einem E-Mail-Postfach und einer aktuellen Buchhaltungssoftware ist dies in der Regel unkompliziert.
Das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) ist bisher keine Pflicht. Unternehmen können bis mindestens zum 31. Dezember 2026 von einer Übergangsregelung Gebrauch machen.
Neue Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Bis Ende 2024 galt als elektronische Rechnung (auch: E-Rechnung) jede Form der Rechnung, die elektronisch übertragen wurde. Eine Rechnung, die als PDF-Dokument per Mail verschickt wurde, war demnach eine E-Rechnung. Seit 1. Januar 2025 ist das nicht mehr der Fall.
Laut neuer Definition umfasst „E-Rechnung“ nur noch solche Rechnungen, die maschinenlesbar in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden und auch direkt eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das kann bis hin zur Bezahlung gehen.
Neue E-Rechnungspflicht: Diese Formate sollten Sie kennen
Derzeit werden für den Versand von E-Rechnungen nach der neuen Definition oben in der Regel traditionellere EDI-Rechnungen oder XML-Formate (Extensible Markup Language Formate) wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 verwendet:
- EDI steht für Electronic Data Interchange und ist ein durch bestimmte Standards geprägtes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung. In Zukunft müssen E-Rechnungen die EU-Norm EN 16931 erfüllen, die aktuell noch nicht alle EDI-Rechnungen abdecken. Voraussichtlich werden hier Anpassungen erfolgen. Zu den am meisten verbreiteten Formatstandards von EDI-Rechnungen gehört zum Beispiel EDIFACT. Mit UBL gibt es aber auch EDI-Formatstandards, die eine XML-Struktur verwenden.
- XRechnung ist ein reines XML-Format. Dieses ist für Maschinen direkt lesbar, als menschlicher Empfänger oder Empfängerin einer solchen Rechnung brauchen Sie jedoch eine spezielle Software, um das Format lesen zu können.
- ZUGFeRD ab 2.0.1 ist ein Hybridformat. Das bedeutet: Dieses ist sowohl für Maschinen als auch menschliche Empfängerinnen und Empfänger direkt lesbar. Das wird erreicht, indem sowohl ein XML-Format als auch ein PDF mit herkömmlich lesbarem Text enthalten ist. Eine deutsch-französische Variante eines solchen Hybridformats ist außerdem Factur-X.
Seit 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die Empfangspflicht für E-Rechnungen
Seit Jahresanfang müssen inländische Unternehmen von anderen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die Umstellung auf E-Rechnungen soll Zeit und Kosten sparen, gleichzeitig die Digitalisierung in Deutschland voranbringen und sie peilt schon eine weitere Entwicklung in der Zukunft an: So werden E-Rechnungen perspektivisch EU-weit verpflichtend werden.
Zunächst gilt in Schritt 1 jedoch nur die Empfangspflicht von E-Rechnungen – und zwar für alle deutschen Unternehmen bei Rechnungen im B2B-Bereich, also von Unternehmen zu Unternehmen. Das gilt grundsätzlich auch für Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer.
Übrigens: Für B2G (öffentliche Aufträge) gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, für Unternehmen schon seit 2020. Dazu gibt es nur wenige Ausnahmen.
Mit großzügigen Übergangsregelungen wird für die Zukunft auch eine Versandpflicht für E-Rechnungen eingeführt werden
Der Versand von E-Rechnungen hingegen ist im B2B-Bereich bisher freiwillig. Doch auch der E-Rechnungsversand soll zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend werden. Dafür gelten jedoch großzügige Übergangsregelungen: Bis mindestens zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin für alle Unternehmen im B2B-Bereich wie bisher gestellt werden. Auch Papierrechnungen sind also vorerst weiterhin zulässig.
Hat das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, im Vorjahr einen Umsatz unter 800.000 Euro erzielt, gilt eine noch längere Übergangsfrist bis Ende 2027. Erst ab 2028 wird also auch der Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen Pflicht.
Achtung: Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer sind davon ausgenommen. Diese müssen voraussichtlich also auch 2028 keine E-Rechnungen ausstellen, sondern diese nur empfangen können.
Ausnahmen: Für wen die Sendepflicht für E-Rechnungen nicht gelten wird
Außerdem gibt es ein paar Ausnahmen von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen. So gilt diese vor allem nicht für:
- Rechnungen an Endverbraucherinnen und Endverbraucher (B2C-Umsätze)
- steuerfreie Umsätze nach Umsatzsteuergesetz (UstG) § 4 Nummer 8 bis 29, zum Beispiel steuerfreie Grundstücksvermietungen
- Kleinbeträge bis 250 Euro brutto
- als Rechnung geltende Fahrkarten
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmen sind, beispielsweise bestimmte Vereine, wenn sie keine unternehmerische Tätigkeit ausüben
- Leistungen von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern (diese müssen lediglich E-Rechnungen empfangen können)
Quelle: IHK München (außer Factur-X), 2025
So empfangen Sie eine E-Rechnung
Grundsätzlich genügt ein E-Mail-Postfach, um eine E-Rechnung zu empfangen. Um diese auch lesen zu können, benötigen Sie jedoch je nach Format ein IT-System oder eine Softwarelösung, die maschinenlesbare Formate unterstützt. Mit den aktuellen Buchhaltungsprogrammen oder ERP-Systemen geht das in der Regel bereits problemlos.
Möglich ist es nicht nur, die E-Rechnung damit zu lesen, sondern auch direkt automatisiert weiterzuverarbeiten. Das spart Zeit und kann außerdem weniger fehleranfällig sein als händische Prozesse. Wichtig: Achten Sie auf die Datensicherheit. Gegebenenfalls müssen Mitarbeitende entsprechend geschult werden.
Hinweis: Die Archivierung muss auch bei E-Rechnungen 8 Jahre lang gewährleistet sein. Bis Ende 2024 waren es noch 10 Jahre. Dabei müssen diese im elektronischen Ursprungsformat erhalten bleiben. Sie dürfen also nicht etwa Screenshots oder PDFs der E-Rechnungen erstellen und diese statt der Originale archivieren.
So erstellen Sie eine E-Rechnung
Für die E-Rechnung gelten grundsätzlich entweder die Vorgaben aus der europäischen Norm EN 16931 oder die Richtlinie 2014/55/EU. Die Rechnung muss dabei in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden und unter anderem eine automatische elektronische Verarbeitung zulassen. Dabei müssen weiterhin alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein. Mehr Informationen zu diesen finden Sie in unserem Ratgeber Rechnung schreiben.
Die Datenfelder einer E-Rechnung enthalten sogenannte Business Terms Nummern (auch: BT-Nummern). Dabei steht beispielsweise BT-1 für die Rechnungsnummer. Wir zeigen Ihnen im Folgenden die Schritte, mit denen Sie Ihr Unternehmen auf das Ausstellen von E-Rechnungen umstellen können.
- Format festlegen und Software, ERP-System oder Online-Generator auswählen
Prüfen Sie zunächst, welches E-Rechnungsformat gefordert beziehungsweise für Ihren Zweck geeignet ist. Sprechen Sie dazu am besten auch mit den Unternehmen, die Ihre Rechnungen empfangen. Gängige Beispiele sind etwa EDI-Rechnungen, XRechnung oder ZUGFeRD. Wählen Sie dann eine entsprechende Buchhaltungssoftware, ein ERP-System oder einen Onlinedienst aus, der diese Formate unterstützt.
Vorsicht: Insbesondere bei kostenfreien Onlinediensten sollten Sie prüfen, dass die Rechnung auch tatsächlich gesetzeskonform erstellt und der Datenschutz gewährlistet ist.
- Relevante Daten erfassen
Sammeln und pflegen Sie alle notwendigen Rechnungsdaten – darunter Stammdaten Ihres Unternehmens, vollständige Kunden- oder Auftraggeberangaben, Leistungsbeschreibung, Mengen, Preise, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer und Zahlungsinformationen.
- E-Rechnung ausstellen
Geben Sie die gesammelten Daten in Ihr ERP-System, in Ihre E-Rechnungssoftware oder bei Ihrem Generator online ein. Dabei werden automatisch die Pflichtfelder belegt und die Daten in strukturierter Form hinterlegt, etwa im XRechnung-XML-Format oder in XML plus PDF bei ZUGFeRD.
- Prüfen und validieren
Nutzen Sie integrierte Prüfwerkzeuge oder Online-Validatoren, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und die Rechnung den geltenden Standards entspricht.
- Übermitteln und archivieren
Senden Sie die fertige E-Rechnung über die gewünschte Schnittstelle (zum Beispiel per E-Mail oder Portal) an das Empfängerunternehmen. Archivieren Sie anschließend alle relevanten Unterlagen revisionssicher für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist.
Wie Sie E-Rechnungen beim Finanzamt einreichen
Ihr Finanzamt hat Sie aufgefordert, Rechnungen einzureichen? Über ELSTER können Sie unter „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ künftig auch E-Rechnungen als Anhänge hochladen.
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Häufige Fragen zur E-Rechnung:
Für öffentliche Aufträge (B2G) gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, für Unternehmen grundsätzlich bereits seit 2020. Dazu gibt es im B2G-Bereich nur wenige Ausnahmen. Ab 2025 müssen inländische Unternehmen von anderen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen von E-Rechnungen wird zwischen Unternehme (B2B) erst nach einer Übergangsregelung verpflichtend. Bis mindestens zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen im B2B-Bereich weiterhin für alle Unternehmen wie bisher ausgestellt werden.
Ja, im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, werden E-Rechnungen verpflichtend. Der Empfang ist bereits seit Anfang 2025 verpflichtend. Für den Versand gelten jedoch je nach Situation bisher noch großzügige Übergangsregelungen. Es empfiehlt sich jedoch oft, mit der Umstellung frühzeitig zu beginnen.
Um eine E-Rechnung zu empfangen und dann auch automatisiert weiterverarbeiten zu können, benötigen Sie eine Software, ein ERP-System oder einen Dienstleister, der bestimmte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann. Die Rechnung wird in der Regel über eine Schnittstelle, ein Portal oder per E-Mail im strukturierten Format übertragen. Anschließend importiert und prüft das System die Daten, sodass Sie die Rechnung digital verwalten und archivieren können.
E-Rechnungen müssen in elektronischer Form revisionssicher archiviert werden, das heißt vollständig, unverändert, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und lesbar. In Deutschland gelten dafür insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Seit 2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Außerdem sind bestimmte Sicherheits- und Dokumentationsanforderungen vorgeschrieben. Dadurch bleibt die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Rechnung während der gesamten Archivierungsdauer gewährleistet.
Bei der neuen E-Rechnungspflicht bedeutet das, dass der strukturierte Teil in der ursprünglichen Form zugreifbar sein muss. Es darf also nicht etwa ein PDF daraus erstellt und gespeichert werden, sondern es muss beispielsweise das XML-Format der E-Rechnung aufbewahrt werden.
